Karyawan yang sering tugas di luar kantor mungkin berpikir bahwa mereka lebih bebas daripada kebanyakan pekerja. Tapi dengan meningkatnya teknologi GPS, perusahaan memiliki akses untuk mengetahui posisi karyawan mereka, di mana hal ini belum pernah terjadi sebelumnya. Perusahaan dapat melacak lokasi karyawan mereka melalui perangkat GPS di kendaraan ataupun melalui aplikasi GPS di smartphone karyawan. Akibatnya, karyawan merasa privasinya terganggu atau bahkan bisa merasa terancam.
Pelacakan memiliki resiko yang perlu dipahami perusahaan sehingga mereka dapat mengevaluasi apakah potensi manfaatnya lebih besar daripada resiko yang didapat.
Melacak lokasi dan aktivitas karyawan melalui GPS dapat memiliki banyak manfaat bagi bisnis, termasuk :
- Mendorong peningkatan efisiensi misalnya perjalanan yang efisien untuk pengiriman atau karyawan yang bekerja secara mobile.
- Pemantauan lembur dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan keselamatan dengan mengkonfirmasi bahwa karyawan tidak ngebut atau melanggar peraturan lalu lintas.
- Memeriksa keakuratan rekam waktu, kebijakan perusahaan diikuti dan karyawan terlibat dalam perilaku yang aman. Selain itu, jika seorang karyawan diduga melakukan kesalahan, perusahaan dapat menggunakan pelacakan GPS sebagai bagian dari penyelidikan internal terhadap karyawan tersebut.
Namun, sebelum mulai menggunakan GPS untuk memantau karyawan, sebaiknya mempertimbangkan konsekuensi hukum terkait dan masalah privasi karyawan. Perusahaan juga harus menerapkan praktik terbaik untuk mematuhi hukum dan memastikan kepercayaan karyawan tidak dilanggar.
Berikut praktik terbaik untuk melacak karyawan :
- Legalitas GPS.
Perangkat GPS telah dianggap layak atau menjadi masuk akal oleh pengadilan. Dasar pemikirannya seperti ini : Pengawasan di tempat kerja benar-benar legal dan umum. Kenali hukum yang berlaku untuk hal privasi dan pelacakan kendaraan dan / atau perangkat GPS di negara tempat Anda ingin melakukan pelacakan.
- Buat pemisah antara waktu kerja dengan hal pribadi.
Ada risiko yang terkait dengan pelacakan karyawan melalui GPS, yaitu seorang karyawan akan merasa privasinya telah dilanggar dan akan menuntutnya secara hukum. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan sejauh mana resiko untuk melakukan pemantauan diimbangi dengan kebutuhan bisnis. Kunci untuk mengawasi karyawan menggunakan GPS adalah hanya memantaunya saat karyawan memang bekerja. Misalnya, perusahaan berhak menanyakan keberadaan seorang karyawan ketika dilacak dia sedang berada di mall padahal seharusnya dia mengantarkan sebuah dokumen ke lokasi yang tidak di mall itu atau tidak berada di dekat mall tersebut di waktu kerja.
- Kebijakan perusahaan.
Ini harus menjelaskan alasan perusahaan menggunakan pelacakan GPS, kapan dan bagaimana karyawan harus dipantau serta bagaimana perusahaan akan menggunakan dan melindungi data yang dikumpulkan. Jika seorang karyawan menonaktifkan perangkat GPS tanpa izin dari perusahaan, maka harus ada kebijakan tentang konsekuensinya. Perusahaan harus mengingatkan pekerja bahwa teknologi yang dilengkapi GPS disediakan oleh perusahaan, milik perusahaan, dan hanya digunakan untuk kepentingan pekerjaan. Jelaskan juga bahwa perusahaan berhak menggunakan GPS di perangkat yang disediakan bagi pekerja untuk mengawasi mereka selama waktu kerja.
- Persetujuan karyawan.
Jika perusahaan tidak memberi tahu karyawan tentang semua strategi yang mungkin digunakan untuk menemukan kesalahan/kecurigaan, maka itu termasuk melanggar privasi karyawan dan bisa dituntut ke pengadilan. Pastikan untuk mengkomunikasikan segala kebijakan perusahaan terkait kegiatan pelacakan kepada semua karyawan, dan mintalah persetujuan dan pemahaman mereka tentang kebijakan yang telah dibuat perusahaan.
- Bertanggung jawab dan perhatian.
Aktivitas pelacakan karyawan hanya dilakukan selama waktu kerja, dan hanya memantau lokasi karyawan untuk tujuan perusahaan sesuai dengan kebijakan pelacakan GPS yang telah dibuat. Simpanlah data yang berkaitan dengan GPS secara aman.
Sekarang ini perusahaan memiliki akses lebih besar kepada karyawan mereka. Meskipun ada banyak alasan bisnis yang sah bahwa atasan boleh memantau karyawan melalui teknologi GPS, perusahaan didorong untuk mengambil langkah-langkah pasti untuk kegiatan pelacakan GPS agar tidak melanggar hukum atau kepercayaan karyawan yang berlaku.