Kebanyakan mitos mengatakan rapat itu adalah hal yang buruk. Sebagai masyarakat bisnis, kita telah menerima bahwa rapat tidak dapat dihindari menyakitkan dan tidak produktif – salah satu kejelekan yang diperlukan dalam kehidupan organisasi. Tapi sebenarnya, rapat yang buruk merupakan cerminan dari pemimpin rapat yang buruk. Parahnya lagi, mereka yang menghancurkan kesuksesan perusahaan daripada yang kita sadari.
Untungnya, bagi organisasi-organisasi yang bersedia menantang anggapan bahwa rapat tidak dapat diperbaiki, adalah mungkin untuk mengubah apa yang menjemukan saat ini dan melemahkan menjadi sesuatu yang produktif, terfokus, bahkan memberi energi. Kunci untuk meningkatkan rapat, rupanya, tidak ada hubungannya dengan persiapan, agenda, atau risalah yang lebih baik. Untuk mengatasi masalah ini, para pemimpin perlu mengambil pandangan berlawanan tentang rapat dan menerapkan beberapa panduan dasar.
Langkah pertama dalam mengubah rapat adalah memahami mengapa rapat itu begitu buruk. Ada dua masalah mendasar. Pertama, tidak ada drama. Berarti rapat itu membosankan. Kedua, kebanyakan rapat tidak ada konteks dan tujuan. Membingungkan karena campuran antara administratif, taktik, strategi, dan tinjauan; yang kesemuanya membuat tidak fokus, berkelok-kelok, dan perembukan yang tampaknya tak ada ujungnya, dengan sedikit pencerahan dan kejelasan.
Drama
Kunci untuk membuat rapat lebih menarik – dan sedikit bosan – terletak di identifikasi dan pemupukan tingkat konflik alami yang seharusnya ada. Salah satu contoh untuk mempelajari hal ini adalah di dunia perfilman.
Direktur dan Penulis Skenario belajar lama bahwa film-film perlu konflik untuk memegang perhatian penonton mereka. Penonton harus percaya bahwa ada taruhan tinggi segera, dan mereka perlu merasakan ketegangan yang karakter rasakan. Terlebih lagi, mereka menyadari jika mereka tidak memupuk konflik tersebut – atau drama – di 10 menit pertama dari film, penonton akan kehilangan minat dan tidak tertarik.
Pemimpin rapat perlu melakukan hal yang sama dengan menempatkan isu yang benar – kebanyakan yang paling kontroversial – di atas meja pada awal rapat. Dengan menuntut orang-orang mereka bersusah payah dengan isu-isu tersebut sampai pencerahan tercapai, mereka bisa membuat drama yang asli dan menarik, serta mencegah penonton mereka keluar.
Konteks dan Tujuan
Sayangnya, tidak ada jumlah drama yang akan menjadi masalah jika para pemimpin rapat tidak menciptakan konteks yang tepat untuk rapat dan menjelaskan ke anggota tim mereka kenapa rapat itu dilaksanakan dan apa yang menjadi ekspektasi rapat tersebut. Untuk membuat konteks, pemimpin rapat harus membedakan antara berbagai jenis rapat. Terlalu sering, namun, mereka membuang setiap percakapan yang mungkin ke dalam satu rapat staf yang panjang. Ini membuat kebingungan dan frustasi diantara anggota tim yang bergumul untuk yang bolak-balik antara pembahasan taktik dan strategi, dengan sedikit atau tanpa pemecahan masalah.
Tapi ingat, dengan menciptakan konteks, para pemimpin rapat mungkin harus mengadakan rapat lagi. Betul. Rapat lagi. Tidak perlu banyak waktu dalam rapat, tapi pasti jenis rapat yang lebih berbeda. Sebenarnya, tim idealnya harus memiliki empat rapat berbeda secara reguler.
Komitmen
Salah satu kunci membuat percabangan rapat struktur kerja ini adalah mengatasi keberatan yang paling umum pemimpin perusahaan, “Bagaimana saya mendapatkan pekerjaan saya selesai jika saya menghabiskan semua waktu di rapat?”. Ada dua cara menjawab pertanyaan ini.
Pertama, menambahkan semua waktu yang diperlukan dalam rapat tersebut sekitar dua puluh persen dari waktu pimpinan. Ironisnya, kebanyakan pimpinan bahkan menghabiskan waktu di rapat, terutama jika mereka memasukkan “waktu sneaker” yang mencatat jam pengiriman email, meninggalkan pesan suara dan berkeliaran di lorong-lorong untuk memperjelas masalah yang seharusnya sudah dijelaskan selama rapat di tempat pertama.
Kedua, pemimpin perlu bertanya pada diri mereka sendiri pertanyaan dasar. “Apa yang terpenting daripada rapat?”. Jika mereka menjawab “sales” atau “email” atau “desain prodk”, maka mungkin mereka seharusnya mempertimbangkan peran mereka sebagai pemimpin dan kembali ke posisi kontributor perorangan. Jika Anda memikirkan hal itu, seorang pemipin yang benci rapat sangat mirip dengan ahli bedah yang benci mengorepasi manusia, atau konduktor simfoni yang benci konser. Rapat adalah apa yang pemimpin lakukan, dan solusi dari rapat buruk bukanlah mengeliminasinya, tapi merubahnya menjadi aktivitas yang bermakna, menarik perhatian, dan relevan.