Apakah Anda bagus dalam hal multitasking? Apakah Anda merasa berenergi sehingga Anda bisa mengirim email sekaligus mendengarkan diskusi saat melakukan conference call? Sepertinya Anda tidak seefisien yang Anda pikirkan.
Ternyata 98% orang tidak multitasking dengan sangat baik. Hanya sekitar 2% yang cakap dalam multitasking. Bagi kebanyakan dari kita, kita tidak benar-benar multitasking – kita sebenarnya bergeser maju mundur dari satu tugas ke tugas lainnya, seperti mengetik email dan kemudian mendengarkan percakapan panggilan konferensi, lalu kembali ke email kita dan seterusnya.
Masalah dari multitasking adalah semua yang bergeser bolak-balik antara tugas tidak semuanya efisien karena setiap kali kita mengerjakannya, otak kita butuh waktu beberapa saat untuk fokus kembali. Jadi, meski kelihatannya efisien di permukaan, sebenarnya tidak – studi menunjukkan bahwa multitasking dapat mengurangi produktivitas sebanyak 40%.
Mengubah kebiasaan yang sudah mendarah daging dari multitasking ke singletasking bukan hal yang mudah dilakukan, namun akan sangat membantu jika Anda berperan sebagai panutan dan mendapatkan hasilnya dari anggota tim. Begini caranya.
Model perilaku yang ingin Anda lihat. Berikan perhatian penuh pada orang lain. Hentikan apa yang sedang Anda lakukan dan tunjukkan rasa hormat dengan memfokuskan perhatian pada orang atau rapat. Pada awal rapat, tunjukkan bahwa laptop Anda tertutup (mode silent) dan ponsel Anda dalam posisi telungkup di atas meja.
Ubah cara berjalannya rapat. Mintalah tim Anda membuat batasan pada saat rapat seperti laptop yang ditutup, tidak memeriksa ponsel, semua orang berpartisipasi, masing-masing orang diminta untuk menyuarakan pendapat mereka di akhir diskusi, dll. Mintalah kelompok untuk menguji batas rapat untuk beberapa minggu dan kemudian bagikan perubahan yang mereka lihat. Mudah-mudahan bisa meningkatkan interaksi, stres berkurang, dan lebih menyenangkan.
Dorong budaya “berada di sini sekarang”. Ini bukan berarti Anda mengadakan sesi meditasi atau yoga di kantor. Ini bisa semudah menggunakan teknik sederhana untuk mendorong perhatian di awal rapat, misalnya minta semua orang menghentikan kegiatannya lalu menutup mata. Minta mereka menarik nafas dalam-dalam dan tahan dalam hitungan ke lima. Kemudian minta mereka perlahan-lahan melepaskan nafas mereka bersama semua setres dan kekhawatiran. Lakukan ini tiga kali.
Dan pikirkanlah, dengan mengubah dari multitasking ke singletasking Anda (dan tim Anda) bahkan bisa meningkatkan produktivitas sebesar 40%.