Delegasi adalah suatu proses penyerahan tugas, tanggung jawab, wewenang kepada orang lain (biasanya dari manager ke bawahan). Pendelegasian ditujukan sebagai proses pembelajaran, pengembangan keperibadian, dan tanggung jawab karyawan yang menerima tugas dari pimpinan. Syarat delegasi adalah karyawan yang berkompeten untuk menerima delegasi tersebut.
Kapan?
Delegasi adalah untung sama untung (win-win) bila dilakukan dengan benar, namun bukan berarti Anda dapat mendelegasikan apa saja. Untuk menentukan kapan delegasi yang paling tepat, ada 5 pertanyaan yang perlu Anda tanyakan kepada diri sendiri :
- Adakah orang lain yang memiliki (atau bisa diberi) informasi atau keahlian yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan? Intinya adalah ini tugas yang bisa dilakukan orang lain, atau apakah penting Anda melakukannya sendiri?
- Apakah tugas tersebut memberi kesempatan untuk tumbuh dan mengembangkan keahlian seseorang?
- Apakah tugas tersebut akan terulang kembali, dalam bentuk yang sama, di masa yang akan datang?
- Apakah Anda mempunyai cukup waktu mendelegasikan pekerjaan secara efektif? Waktu harus tersedia untuk pelatihan yang memadai, untuk pertanyaan dan jawaban, untuk mengecek kemajuan, dan untuk pengerjaan ulang jika itu dibutuhkan.
- Apakah tugas tersebut harus didelegasikan? Tugas penting untuk kesuksesan jangka panjang yang benar-benar membutuhkan perhatian Anda. Misalnya, merekrut orang yang tepat untuk tim Anda.
Jika kebanyakan jawabannya adalah “Ya”, maka hal tersebut layak untuk dilakukan.
Kepada Siapa Didelegasikan?
Ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika mencari kandidat, diantaranya :
- Pengalaman, pengetahuan, dan keahlian kandidat.
- Pengetahuan, keahlian, dan sikap seperti apa yang telah kandidat itu miliki?
- Apakah Anda memiliki waktu dan tenaga untuk memberikan pelatihan yang diperlukan?
- Gaya kerja seperti apa kandidat tersebut miliki?
- Seberapa mandirikah kandidat tersebut?
- Apa yang diinginkannya dari pekerjaannya?
- Apa yang menjadi tujuan jangka panjang dan ketertarikannya lalu bagaimana ini sejajar dengan pekerjaan yang diajukan?
- Beban kerja kandidat saat ini.
- Apakah kandidat memiliki waktu untuk bekerja lebih banyak?
- Apakah Anda mendelegasikan tugas tersebut perlu merombak tanggung jawab dan beban kerja lainnya?
Bagaimana Cara Mendelegasi?
Mulailah dengan menentukan hasil yang Anda inginkan kepada orang-orang yang Anda percaya untuk mengerjakannya. Tetapkan kontrol, identifikasi batasan pekerjaan dan berikan dukungan yang memadai, tapi usahakan jangan mendelegasi ke atasan. Tetap up to date dengan kemajuan, dan fokus pada hasil daripada prosedur. Terakhir, saat pekerjaan selesai, berikan pengakuan yang sepantasnya.
Bagaimana Seharusnya Anda Mendelegasikan?
Gunakan prinsip berikut agar delegasi berhasil :
- Artikulasikan hasil yang diinginkan dengan jelas.
- Mulai dengan hasil akhir dan spesifik hasil yang diinginkan dengan jelas.
- Di mana garis wewenang, tanggung jawab, dan akuntabilitasnya? Haruskah kandidat tersebut :
- Menunggu sampai diberitahu apa yang harus dilakukan?
- Bertanya apa yang harus dilakukan?
- Merekomendasikan apa yang harus dilakukan, lalu bertindak?
- Bertindak, lalu segera melaporkan hasilnya?
- Mulai bekerja kemudian laporkan secara berkala?
- Bila memungkinkan, libatkan orang-orang dalam proses delegasi. Memberdayakan mereka untuk memutuskan tugas apa yang harus didelegasikan kepada mereka dan kapan.
- Cocokkan jumlah tanggung jawab dengan jumlah otoritas. Pahami bahwa Anda bisa mendelegasikan beberapa tanggung jawab, namun Anda tidak bisa mendelegasikan akuntabilitas tertinggi. Hal mengenai keuangan itu adalah menjadi tanggung jawab Anda.
- Delegasikan ke level terendah. Orang-orang yang paling dekat dengan pekerjaan paling sesuai untuk tugas itu, karena mereka memiliki pengetahuan paling mendalam tentang detail pekerjaan sehari-hari. Hal ini juga meningkatkan efisiensi di tempat kerja, dan membantu mengembangkan orang.
- Berikan dukungan yang memadai, dan bersedia untuk menjawab pertanyaan. Memastikan keberhasilan proyek melalui komunikasi dan pemantauan yang berkelanjutan serta penyediaan tenaga dan kredit.
- Fokus pada hasil. Konsenkan diri Anda terhadap apa yang telah dicapai, daripada merinci cara mengerjakannya. Cara Anda bukan berarti satu-satunya cara dan yang terbaik. Biarkan kandidat mengatur metode dan prosesnya sendiri. Ini akan menunjang keberhasilan dan kepercayaan.
- Hindari “delegasi ke atas”. Jika ada masalah, jangan biarkan kandidat mengalihkan tanggung jawab tugas tersebut kepada Anda, minta solusi yang disarankan, jangan hanya memberi jawaban.
- Bangunlah motivasi dan komitmen. Bahas bagaimana keberhasilan akan mempengaruhi penghargaan finansial, peluang masa depan, pengakuan resmi, dan konsekuensi lain yang diinginkan. Berikan pengakuang yang sepantasnya.
- Menetapkan dan mempertahankan kontrol.
- Diskusikan masalah jadwal dan tenggat waktu.
- Setuju dengan jadwal pemeriksaan di mana Anda akan meninjau kemajuan pekerjaan.
- Lakukan penyesuaian seperlunya.
- Luangkan waktu untuk meninjau semua pekerjaan yang diserahkan.
Tetap Kontrol
Setelah Anda melakukan hal-hal di atas, beritahukanlah ke tim Anda. Luangkan waktu untuk menjelaskan mengapa dia dipilih untuk tugas tersebut, ekspektasi dari dia yang diinginkan selama proses delegasi, goal yang harus dicapai, semua jadwal dan tenggat waktu serta sumber yang dapat mereka tarik. Juga, sepakati waktu untuk mengecek kembali sudah sampai di mana kemajuannya. Terakhir, pastikan anggota tim mengetahui bahwa Anda mau mengetahui apakah ada masalah, dan Anda bersedia untuk menjawab atau memberi panduan sesuai yang dibutuhkan untuk keberhasilan pekerjaan.
Kita tahu sebagai Manager, kita seharusnya tidak melakukan micromanage. Namun, bukan berarti kita harus melepas kontrol sama sekali. Di dalam delegasi yang efektif, kita harus menemukan keseimbangan yang kadang-kadang sulit antara memberi cukup ruang kepada orang-orang supaya mereka menggunakan kemampuan mereka agar mendapatkan efek yang terbaik, sambil tetap memantau dan mendukung cukup dekat untuk memastikan pekerjaan telah dilakukan secara benar dan efektif.
Pentingya Penerimaan Yang Lengkap
Ketika pekerjaan yang didelegasikan kembali kepada Anda, luangkan waktu untuk meninjau kembali keseluruhannya. Bila memungkinkan, hanya menerima kualitas yang bagus, pekerjaan yang lengkap. Jika Anda menerimanya dengan tidak puas, berarti dia tidak belajar melakukan pekerjaan dengan benar. Jika lebih buruk dari ini, maka Anda harus mengulang menyelesaikannya. Hal ini tidak hanya membebani Anda, juga Anda tidak akan memiliki banyak waktu untuk menyelesaikannya.
Tapi jika pekerjaan dengan hasil yang baik kembali kepada Anda, Anda seharusnya memberikan pengakuan dan penghargaan atasnya. Sebagai seorang pemimpin, Anda harus berlatih memuji anggota tim Anda setiap kali Anda terkesan dengan apa yang telah mereka lakukan. Upaya Anda ini akan sangat membantu membangun kepercayaan diri dan efisiensi anggota tim.