Employees who are often out of the office duties may think that they are freer than most workers. But with the increase in GPS technology, companies have access to know the position of their employees, where it is unprecedented. Companies can track the location of their employees through the GPS device in the vehicle or melalui aplikasi GPS di smartphone karyawan. Akibatnya, karyawan merasa privasinya terganggu atau bahkan bisa merasa terancam.
Pelacakan memiliki resiko yang perlu dipahami perusahaan sehingga mereka dapat mengevaluasi apakah potensi manfaatnya lebih besar daripada resiko yang didapat.
Melacak lokasi dan aktivitas karyawan melalui GPS dapat memiliki banyak manfaat bagi bisnis, termasuk :
- Mendorong peningkatan efisiensi misalnya perjalanan yang efisien untuk pengiriman atau karyawan yang bekerja secara mobile.
- Pemantauan lembur dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan.
- Memastikan kepatuhan terhadap peraturan keselamatan dengan mengkonfirmasi bahwa karyawan tidak ngebut atau melanggar peraturan lalu lintas.
- Memeriksa keakuratan rekam waktu, kebijakan perusahaan diikuti dan karyawan terlibat dalam perilaku yang aman. Selain itu, jika seorang karyawan diduga melakukan kesalahan, perusahaan dapat menggunakan pelacakan GPS sebagai bagian dari penyelidikan internal terhadap karyawan tersebut.
however, before starting to use GPS to monitor employee, should consider the legal ramifications related and employee privacy issues. Companies also have to apply best practices to comply with the law and ensure the trust of employees are not violated.
The following best practices to track employees :
- legality GPS.
GPS devices have been deemed worthy or being unreasonable by the court. The rationale like this : Surveillance in the workplace is completely legal and general. Get to know the applicable laws for privacy and tracking vehicles and / or GPS device in countries where you want to perform tracking.
- Create separation between work time with personal matters.
Ada risiko yang terkait dengan pelacakan karyawan melalui GPS, yaitu seorang karyawan akan merasa privasinya telah dilanggar dan akan menuntutnya secara hukum. Oleh karena itu, perusahaan perlu mempertimbangkan sejauh mana resiko untuk melakukan pemantauan diimbangi dengan kebutuhan bisnis. Kunci untuk mengawasi karyawan menggunakan GPS adalah hanya memantaunya saat karyawan memang bekerja. Misalnya, perusahaan berhak menanyakan keberadaan seorang karyawan ketika dilacak dia sedang berada di mall padahal seharusnya dia mengantarkan sebuah dokumen ke lokasi yang tidak di mall itu atau tidak berada di dekat mall tersebut di waktu kerja.
- company policy.
Ini harus menjelaskan alasan perusahaan menggunakan pelacakan GPS, kapan dan bagaimana karyawan harus dipantau serta bagaimana perusahaan akan menggunakan dan melindungi data yang dikumpulkan. Jika seorang karyawan menonaktifkan perangkat GPS tanpa izin dari perusahaan, maka harus ada kebijakan tentang konsekuensinya. Perusahaan harus mengingatkan pekerja bahwa teknologi yang dilengkapi GPS disediakan oleh perusahaan, milik perusahaan, dan hanya digunakan untuk kepentingan pekerjaan. Jelaskan juga bahwa perusahaan berhak menggunakan GPS di perangkat yang disediakan bagi pekerja untuk mengawasi mereka selama waktu kerja.
- approval employees.
Jika perusahaan tidak memberi tahu karyawan tentang semua strategi yang mungkin digunakan untuk menemukan kesalahan/kecurigaan, maka itu termasuk melanggar privasi karyawan dan bisa dituntut ke pengadilan. Pastikan untuk mengkomunikasikan segala kebijakan perusahaan terkait kegiatan pelacakan kepada semua karyawan, dan mintalah persetujuan dan pemahaman mereka tentang kebijakan yang telah dibuat perusahaan.
- Responsible and considerate.
Aktivitas pelacakan karyawan hanya dilakukan selama waktu kerja, dan hanya memantau lokasi karyawan untuk tujuan perusahaan sesuai dengan kebijakan pelacakan GPS yang telah dibuat. Simpanlah data yang berkaitan dengan GPS secara aman.
Sekarang ini perusahaan memiliki akses lebih besar kepada karyawan mereka. Meskipun ada banyak alasan bisnis yang sah bahwa atasan boleh memantau karyawan melalui teknologi GPS, perusahaan didorong untuk mengambil langkah-langkah pasti untuk kegiatan pelacakan GPS agar tidak melanggar hukum atau kepercayaan karyawan yang berlaku.